Si tu empresa es extranjera y quiere operar con empresas de otros países de la Unión Europea, el NIF-IVA intracomunitario es una de las primeras cuestiones que conviene entender. De él depende que esas operaciones puedan tratarse como intracomunitarias.
En esta guía te explicamos, paso a paso, qué es este número, qué papel tiene VIES, para qué operaciones se necesita, qué hace falta antes de solicitarlo, cómo es el procedimiento, cuánto puede tardar y qué obligaciones quedan fuera de un solo NIF-IVA.
Qué es el NIF-IVA (VAT number)
El NIF-IVA intracomunitario es el número de identificación a efectos de IVA que permite a una empresa realizar operaciones con empresas de otros países de la Unión Europea. Es el número que identifica a tu empresa en esas operaciones.
Su formato es sencillo: el código del país va delante del número fiscal. Por ejemplo, para España se escribe ES seguido del NIF de la empresa (ES + NIF).
También se conoce como VAT number. En esta guía usamos los dos nombres para referirnos al mismo número.
Tener el número es el primer paso, pero no el único: para que sirva en tus operaciones con otras empresas de la UE, tiene que estar activo. Para comprobarlo existe VIES.
Qué es VIES y por qué importa
VIES es el sistema europeo que permite comprobar si un NIF-IVA está activo. Es la referencia que importa a tus clientes y proveedores europeos cuando operan contigo.
Por eso no basta con tener el número: tiene que aparecer en VIES. Si tu número no aparece en VIES, tus clientes y proveedores europeos no pueden aplicar la exención de IVA en las operaciones intracomunitarias contigo.
Para qué operaciones se necesita
El NIF-IVA se necesita para realizar entregas y adquisiciones intracomunitarias de bienes y determinados servicios entre empresas dentro de la UE. Hablamos de operaciones entre empresas de distintos países de la Unión Europea.
Sin él, esas operaciones no pueden tratarse como intracomunitarias.
Eso sí, el NIF-IVA no se pide por si acaso: la solicitud tiene que cumplir los requisitos previos que verás a continuación.
Esto también vale para empresas de fuera de la UE. Por ejemplo, una LLC de Estados Unidos puede tener NIF-IVA intracomunitario si realiza operaciones intracomunitarias. Al ser una empresa de fuera de la UE, además necesitará representante fiscal para cumplir sus obligaciones de IVA.
Requisitos previos
Antes de solicitar el NIF-IVA, tu empresa necesita reunir lo siguiente:
- Un número fiscal de la empresa en el país de registro.
- La documentación que acredita la existencia de la sociedad y el poder del firmante, con traducción oficial y apostilla cuando se exijan.
- Operaciones reales que justifiquen la solicitud de alta en el registro de operadores intracomunitarios.
Normalmente hay que traducir y apostillar los documentos: la administración puede exigir traducción oficial de los documentos en idioma extranjero, y los documentos públicos extranjeros suelen requerir apostilla de La Haya.
Esta tramitación previa (documentación, obtención del número fiscal y alta en el registro de operadores intracomunitarios) no está incluida en la tarifa anual y se presupuesta aparte.
Procedimiento paso a paso
El procedimiento sigue cuatro pasos, en este orden:
- Número fiscal: contar con el número fiscal de la empresa en el país de registro.
- Documentación: reunir los documentos que acreditan la existencia de la sociedad y el poder del firmante, con la traducción oficial y la apostilla cuando se exijan.
- Solicitud: presentar el alta en el registro de operadores intracomunitarios, con operaciones reales que la justifiquen.
- Resolución: la administración resuelve la solicitud de alta.
Si el alta se concede, recuerda lo que vimos sobre VIES: el número tiene que aparecer activo para que tus clientes y proveedores europeos puedan aplicar la exención de IVA.
Puedes consultar la información oficial sobre el registro en la página de la Agencia Tributaria: Registro de operadores intracomunitarios (Agencia Tributaria) (se abre en una pestaña nueva)
Plazos y posibilidad de denegación
La administración tiene hasta tres meses para resolver el alta en el registro de operadores intracomunitarios.
Si no resuelve en ese plazo, la solicitud se entiende denegada. Es decir, la falta de respuesta no equivale a una concesión.
Tenlo en cuenta al planificar el inicio de tus operaciones con otras empresas de la UE.
Qué no cubre un solo NIF-IVA
Un solo NIF-IVA permite realizar operaciones intracomunitarias con empresas de cualquier país de la UE. Pero no resuelve todas las obligaciones que tu empresa puede tener en otros países.
Por ejemplo, almacenar mercancía en otro país o vender allí a consumidores finales puede exigir registros adicionales y contabilidad en ese país.
Esas obligaciones en otros países, igual que la contabilidad y las declaraciones, no están incluidas en la representación fiscal y se contratan aparte.
Por eso, antes de empezar a operar, conviene revisar en qué países vas a almacenar mercancía o a vender a consumidores finales.